Organizarea de evenimente corporate - succesul sta in detalii

Organizarea unui eveniment corporate ca la carte poate fi o adevarata provocare, mai ales daca esti novice in domeniu. Cu toate acestea, daca pornesti in aceasta misiune cu cateva puncte-cheie clare in minte si cu ideea ca succesul sta in cele mai mici detalii, ai toate sansele de reusita.

Venim in ajutorul tau cu o serie de sfaturi utile despre ceea ce presupune organizarea unui eveniment corporate, la finalul caruia invitatii sa plece cu zambetul pe buze, iar tu - mandru/mandra de ce ai realizat.

Stabileste tipul evenimentului

Sa presupunem ca iti doresti sa organizezi un eveniment corporate care sa faciliteze conexiunile dintre businessul tau si alte companii de pe piata, fie ele partenere sau cu potential de a-ti deveni partenere. 

Acum ca ai un obiectiv clar stabilit, este esential sa te orientezi catre un anumit tip de eveniment, care sa-i serveasca obiectivului. In aceasta situatie, ai putea organiza o conferinta pe o tema de interes pentru invitatii tai si, bineinteles, in ton cu activitatea businessului tau. 

Pe de alta parte, daca businessul tau a implinit un an de la lansarea pe piata, ai putea organiza o petrecere aniversara, unde sa inviti, pe langa angajati, si parteneri, colaboratori, posibili colaboratori etc.

Planifica bugetul

Stabileste de la inceput suma pe care esti dispus(a)/poti s-o investesti in organizarea evenimentului. In general, aceasta depinde de: tipul si obiectivul evenimentului, numarul de invitati, locul de desfasurare etc. 

Ulterior, planifica bugetul in functie de tipul cheltuielilor. De exemplu, organizarea unui workshop implica, printre altele, inchirierea unui spatiu, achizitionarea materialelor de lucru, pregatirea eventualelor gustari si bauturi, precum cafea solubila.

Alege cu atentie locul de desfasurare a evenimentului

Locul de desfasurare a evenimentului trebuie sa fie in armonie atat cu tipul evenimentului, cat si cu obiectivul acestuia. De pilda, daca ti-ai propus sa organizezi un team building pentru angajatii din compania ta, cu scopul de a facilita conexiunile, dar si de a sarbatori aniversarea firmei, ar fi bine sa alegi un loc care sa-ti permita si organizarea unei petreceri in una dintre seri. 

De asemenea, asigura-te ca locul ales este suficient de spatios pentru numarul de invitati care vor lua parte la eveniment.

Planifica programul

Reusita unui eveniment corporate depinde de un program bine intocmit, echilibrat, cu pauze regulate, fie ca vorbim despre un workshop cu angajatii sau despre o conferinta pe o tema de business.

Pe langa toate aceste lucruri, iti sugeram sa fii pregatit(a) si pentru situatia in care intervine o problema neprevazuta si planul poate fi dat peste cap chiar in ziua evenimentului: de pilda, unul dintre speakeri nu mai poate participa, din motive obiective. Pentru a sti cum sa gestionezi astfel de situatii si pentru a nu compromite evenimentul, iti sugeram sa ai intotdeauna pregatit un plan B, poate chiar si C.

Apeleaza la un profesionist

Pentru mai multa siguranta, apeleaza la un specialist in organizarea de evenimente corporate. Puteti gasi impreuna cele mai bune solutii pentru obiectivul evenimentului pe care vrei sa-l organizezi. De asemenea, acesta te-ar putea indruma catre alte optiuni, in cazul in care obiectivele tale nu sunt fezabile (locul pe care vrei sa-l inchiriezi depaseste cu mult bugetul disponibil). 

Dupa cum poti vedea, organizarea unui eveniment corporate reusit depinde de o multime de factori. Totusi, cu atentia cuvenita detaliilor, cu rabdare si cu o extrem de buna planificare, ai toate sansele sa reusesti. Succes!