Ce înseamnă și ce face o aplicație de management al depozitului?

Depozitarea materiilor prime, a materialelor și produselor realizate în activitățile economice necesită spații adecvate și mai ales metode eficiente de gestionare a stocurilor. Pentru că este vorba despre cantități și volume mari, diferite ca sortimente, valori și perioade de garanție, se impune implementarea unor soluții informatice de coordonare a operațiunilor logistice. Vă prezentăm în continuare ce înseamnă și cum funcționează o aplicație de management al depozitului, denumită și WMS (Warehouse Management System).

Ce înseamnă o aplicație sistem de management al depozitului

O aplicație de management al depozitelor reprezintă o soluție software care gestionează stocurile de produse și coordonează operațiunile din spațiile de depozitare. Organizează și monitorizează desfășurarea în bune condiții a activităților de: preluare a mărfurilor (recepție), mutare la raft (putaway), colectare de la raft (picking), verificarea și gruparea articolelor colectate pe comenzi (splitting) și ambalarea  coletelor. În plus, dacă este integrată cu un sistem TMS, poate furniza informații necesare pentru organizarea transporturilor și livrarea comenzilor.  

O aplicație WMS este formată din module prin care sunt gestionate eficient toate operațiunile din depozit, stocurile de mărfuri, spațiile de depozitare, resursele umane și materiale din aceste perimetre, și chiar și ambalajele returnabile. Cu ajutorul tehnologiilor moderne de tip Pick by Light sau Pick by Voice, se eficientizează foarte mult activitatea de colectare a mărfurilor (picking-ul) din locațiile de stocare.

Pentru utilizarea unui sistem WMS sunt necesare atât componente hardware, cât și module software. Infrastructura hardware cuprinde componente de rețea wireless, server, stație de lucru, terminale portabile cu modul de scanare coduri de bare și RFID, imprimante pentru coduri de bare. Componenta software e reprezentată în principal de modulele Back Office și Front Office, baza de date și interfațarea EDI  care permite transferul electronic de date între sistemul WMS și celelalte aplicații cu care este conectat.

Înainte de implementarea unei astfel de aplicații, trebuie realizat un “audit logistic” al firmei pentru selectarea și adaptarea celei mai bune soluții software la nevoile impuse de activitățile specifice. Printr-o consultanță de specialitate dublată de o analiză detaliată a activităților  logistice se pot identifica clar procesele și cele mai eficiente modalități de automatizare a fluxurilor de lucru din depozit. 

Prin utilizarea unui soft WMS de la Axes Software sunt eficientizate operațiunile, sunt optimizate spațiile de stocare și se asigură trasabilitatea completă a mărfurilor stocate, de la intrarea până la ieșirea acestora din depozit. Simplificarea colectării datelor prin intermediul terminalelor mobile și procesarea automată a informațiilor reduc drastic numărul erorilor, iar acuratețea datelor colectate și stocate este astfel asigurată. 

Pentru optimizarea unei game mai largi de activități logistice,  împreună cu aplicațiile WMS se recomandă, după caz, utilizarea altor soluții software de tip MES (Manufacturing Execution System), TMS (Transport Management System) sau POD (Proof of Delivery), care, odată interconectate, asigură  integrarea și automatizarea operațiunilor pe segmentele lanțului de aprovizionare pe care le administrează o firmă. 

Avantajele utilizării unei aplicații WMS de management al depozitelor 

O aplicație de management al depozitelor ajută la scăderea costurilor logistice, prin automatizarea operațiunilor și reducerea erorilor umane în activitățile de recepție a mărfurilor și picking. Și nu numai atât!

Angajații din depozite și chiar și șoferii din departamentul de transport vor rezolva mai rapid operațiunile de încărcare și descărcare a mărfurilor și vor putea inventaria mai ușor stocurile din unitățile de depozitare. Sistemul de task-uri (instrucțiuni trimise lucrătorilor, automat, prin aplicație, cu precizarea informațiilor necesare îndeplinirii sarcinilor) contribuie în acest fel la creșterea productivității celor care își desfășoară activitatea în depozit. 

Aplicațiile de management al depozitelor ajută la reducerea birocrației, pentru că elimină documentele tipărite inutile sau fișiere care presupun centralizări manuale de date, și aduc în locul lor sisteme informatice intuitive și eficiente, cu functionalități integrate care permit procesarea automată a informațiilor. În plus, ele oferă posibilitatea măsurării activităților, iar managerii beneficiază de informații în timp real privind activitățile din fiecare departament al firmei.

Aceste avantaje se traduc în optimizarea fluxurilor de resurse materiale, umane și informaționale, trasabilitatea completă a loturilor mărfurilor intrate, stocate și livrate, stabilirea modalităților de corectare a discrepanțelor și de reglare a erorilor de stocuri.

Prin utilizarea unei aplicații de management al depozitelor firmele își îmbunătățesc eficiența și devin mai competitive pe termen lung.