Despre arhivarea documentelor in 2017

În prezent, arhivarea documentelor financiar-contabile se face conform unor reguli intrate în vigoare anul trecut, care stabilesc, spre exemplu, un număr de 25 de acte ce trebuie păstrate de contribuabili timp de cinci ani. Totodată, există documente ce trebuie păstrate pentru zece sau chiar 50 de ani, iar arhivarea documentelor lor se poate face atât în format hârtie, dar şi electronic, caz în care trebuie respectate câteva reguli specifice.
Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, în continuare, respectând prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, în continuare, respectând prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

Ca regulă generală, registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva entităților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Există şi o excepție de la această regulă, şi anume statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani.

În acelaşi timp, documentul citat reglementează nu mai puţin de 25 de documente a căror perioadă obligatorie de păstrare este de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Mai exact, este vorba despre următoarele:

• notă de recepție și constatare de diferențe;
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnică de alimente;
• dispoziție de livrare;
• fișă de magazie;
• listă de inventariere;
• listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanță;
• chitanță pentru operațiuni în valută;
• dispoziție de plată/încasare către casierie;
• borderou de achiziție;
• borderou de achiziție (de la producători individuali);
• decont pentru operațiuni în participație;
• ordin de deplasare (delegație);
• ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale);
• notă de debitare/creditare;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse;
• fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plată.

Obligaţia păstrării documentelor amintite revine, practic, societăților comerciale, societăților/companiilor naționale, regiilor autonome, institutelor naționale de cercetare-dezvoltare, societăților cooperatiste etc. În plus, trebuie să arhiveze actele financiar-contabile şi alte entităţi, astfel:

• instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
• subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor menționate anterior, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil.

De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

În plus, în caz de încetare a activității unei societăți, actele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului.

sursa: avocatnet.ro