Despre managementul documentelor

Sistemele de management al documentelor sunt folosite de organizatii din toate sectoarele publice si private pentru a organiza si structura documentele electronice precum si pentru a urmari fluxul acestora in cadrul organizatiei si în punctele de intrare/iesire ale acesteia.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizatiile, de orice tip, în managementul documentelor stocate în forma electronica, precum si de a realiza trecerea de la documente la organizări de documente (dosare, bibliorafturi), din forma traditionala pe hartie, in forma electronica.

Ele sunt si un mijloc prin care se gestioneaza foarte eficient proprietatea intelectuala a organizatiei, chiar businessul ei, tinuta in documente raspandite în diverse retele, pe diverse statii de lucru, servere, unele pe hartie, altele in diferite conturi de mail, in filiale ale organizatiei, etc.

Aceste sisteme gestioneaza intregul ciclu de viata al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate in maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor, precum si realizarea si stocarea fluxului acestui document in cadrul organizatiei, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entitati externe organizatiei.

Descrierea unui sistem de Management al documenelor

Managementul documentelor implica tehnologii, mijloace si metode cu ajutorul carora organizatiile isi creeaza, gestioneaza, stocheaza, cauta, transmit, caseaza documentele după expirarea lor, oferind control asupra ciclului complet de viata al acestora. Este vorba de un proces de baza al activitatii organizationale, deoarece nu prea exista aspecte in viata unei afaceri sau institutii care sa nu implice crearea anumitor documente.

Datorita faptului ca, in secolul XXI lista purtatorilor de date a cunoscut o diversificare semnificativa, documentele importante provenind din nenumarate surse variate, precum si, volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea fizica a documentelor pe suport de hartie, a devenit greoaie.

Cautarea informatiilor consuma minute pretioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fara rezultat. Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltarii sistemelor de management al documentelor (DMS- Document Management System).

Aceste sisteme ofera angajatilor posibilitatea de a accesa informatiile necesare – pe baza drepturilor de autorizatie – tranparentizeaza relatiile dintre documente (ex. prin evidenta sistematizata a contractelor si facturilor, inregistrarea e-mailurilor etc.) si faciliteaza comunicarea rapida si eficienta dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) si filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.

Avantajele utilizarii unui sistem de Management al Documentelor

un control mai bun asupra proceselor interne si a informatiilor

consolidarea informatiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne si de business

o modalitate eficienta de transfer intern de informatie, cunostinte, idei

imbunatatirea colaborarii pe proiecte, a schimbului de documente

regasirea rapida a informatiilor

reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitari interne (referate, cereri etc.)

reducerea costurilor administrative

automatizarea anumitor activitati in scopul reducerii timpului alocat acestora

posibilitatea de arhivare electronica a informatiei

Alte avantaje

gestionarea si arhivarea electronica a documentelor intr-o baza de date unitara

siguranta

cautare si accesare mai eficienta

avantaje economice si ecologice

responsabilitate sociala

sursa: infinitybiz.ro