Top 5 beneficii ale digitalizării arhivei companiei tale

Lumea evoluează constant, iar tehnologiile moderne acaparează din ce în ce mai multe segmente ale vieții noastre. Mai mult decât atât, tehnologia își face simțită prezența din ce în ce mai mult în activitățile zilnice, inclusiv în zona birocratică a companiilor. Astfel, în prezent, te poți baza pe servicii profesionale de arhivare și păstrare a arhivei companiei tale, care îți oferă o multitudine de beneficii pe termen lung. Află care sunt aceste beneficii și cât de mare este impactul digitalizării arhivei asupra afacerii tale, în contextul păstrării corecte a datelor.

Digitalizarea arhivei reduce cheltuielile operaționale

Unul dintre aspectele foarte importante la care trebuie să te gândești, atunci când vrei să arhivezi documentele, este dimensiunea totală a arhivei. Arhivarea fizică, deși este cel mai simplu mod de a operaționaliza informația, presupune o multitudine de costuri. Îți va fi necesar un spațiu amplu de depozitare, bine ventilat, curat și uscat, asigurat împotriva celor mai frecvente riscuri, cum ar fi, de exemplu, incendiul. Alegerea unei firme de arhivare care oferă acest serviciu digitalizat îți oferă posibilitatea de a te bucura de suficient spațiu și de o reducere a costurilor, tocmai pentru că nu mai este necesar să administrezi lunar o locație fizică, cu toate aceste cerințe.

Digitalizarea arhivei îți permite o organizare mai ușoară

Atunci când documentele unei companii sunt dispuse într-o arhivă fizică, este destul de ușor să rătăcești anumite informații, fie prin aranjarea lor incorectă, fie din cauza altor erori umane. Este de preferat să apelezi la soluția digitalizării, deoarece în acest fel ai o organizare facilă și intuitivă a documentelor, pe care orice persoană o poate urmări cu ușurință. Însă, înainte de a renunța la arhiva fizică, ia în calcul și un serviciu specializat de distrugere documente arhiva, care să te ajute să elimini acele documente de care firma ta nu mai are nevoie, dacă și-au depășit termenul legal de păstrare, înainte de a face trecerea spre digitalizare. 

Digitalizarea arhivei te ajută să respecți mai ușor legislația

Documentele unei firme, iar în unele situații și documentele istorice care aparțin unor terțe persoane fizice, se supun, din punct de vedere al arhivării, cerințelor legii.  Legea spune că documentele, în funcție de tipul lor, trebuie să fie arhivate pe perioade de cel puțin 5 ani, durata fiind variabilă, în funcție de importanța documentului. Alegerea digitalizării arhivei ajută la respectarea legii și la menținerea ordinii documentelor, pentru ca acestea să fie mai ușor de urmărit. 

Prin digitalizare asiguri siguranța datelor firmei tale

Siguranța datelor, mai ales în contextul regulilor GDPR este deosebit de importantă. În plus, confidențialitatea informațiilor trebuie să fie respectată, iar prin digitalizare acest lucru este posibil. Documentele sunt păstrate intacte, fără a se deteriora, iar accesul la acestea este permis doar persoanelor avizate. 

Digitalizarea arhivei oferă acces oricând și oriunde

Dacă ai fost vreodată în situația în care ai avut nevoie de un document și ai pierdut timp și bani pentru a-l căuta în arhiva fizică, prin digitalizare acest lucru dispare. Ai acces oricând, oriunde, cu doar câteva clickuri care îți oferă acces.

Alege cele mai eficiente soluții pentru firma ta, care să te ajute să reduci costurile și să câștigi mai mult timp pentru alte activități importante. Descoperă aceste avantaje și sporește siguranța documentelor și a datelor firmei tale printr-un serviciu de digitalizare a arhivei.